星期日, 十二月 06, 2009

时间管理新法:Autofocus

翻墙来自:http://cennef.blogspot.com/2009/02/blog-post_21.html

时间管理专家马克发表了一套管理注意力的方法。通过几个月的亲自实践,我觉得该方法很适合我。在获得作者的同意后,我翻译了这篇文章的简体中文版,希望能够对大家有所帮助。英语好的读者可以直接看英文版 ,这里有另一位朋友翻译的繁体中文版。

原文链接:http://www.markforster.net/autofocus-system/

原文作者:Mark Forster

个人主页:http://www.markforster.net/

电子邮箱:mf@markforster.net

版本时间:2009年05月30日13:30

 

中文链接:http://cennef.blogspot.com/2009/02/blog-post_21.html

中文翻译:冯沁原

个人主页:http://www.fennec.cn

电子邮箱:qinyuan.feng@gmail.com

版本时间:2009年06月03日01:14

以下是翻译的全文

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你能收获什么?

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通过几个星期的亲自体验,我感受到了以下几点:

完成的任务多了。我觉得效率更高的原因在于抵制和拖延的情绪减少了。

压力少了。尽管该做的任务还是要做,但是因为不再受到各种抵制和无助情绪的影响,我开始享受任务的乐趣。我越是信任这套方法,我越能体味到这种感觉。

更专注重要的任务。虽然我们能够理性的找到“重要”的任务,但是我们的感性并不一定认可,因此我们还是很难把注意力集中在它们身上。然而这套方法能够为我们的感性和理性找到一种和谐的感觉。

更快的处理日常事务。我处理诸如回复邮件、回答留言、回电话之类的日常事务的处理能力获得了很大的提高。

更加系统的完成重大任务。这主要是因为该方法的“少量多次”的原则。而且当我把一项长期的任务分解在一段时期内完成时,思维的火花与灵感也更容易在脑海中产生激荡。

口诀

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这套方法使用记事本(大概三十行每页)记录我想做的所有任务。每当我遇到一个新任务,只需把它添加为记事本的最后一项。

对于记事本中的任务,我为页单位通过以下步骤进行处理。

快速的浏览一遍该页的所有任务,但是不要立即开始行动。

慢慢的再次审视该页的所有任务,直到遇到我喜欢的一项。

随着我的心情来开始这项任务,直到我把它完成或者不想继续为止。

把这项任务从记事本中划掉。如果没有完成它,我会把它重新添加为记事本的最后一项。

重新从第一步开始选择下一个任务。如果没有在第二步遇到自己喜欢的任务,我会进入记事本的下一页。

在下一页重新从第一步开始选择任务。

如果我第一次进入某一页,而这一页没有任何我感兴趣的任务,那么我会把该页所有未完成的任务都删除掉并且不再添加到记事本中(当然最后一页除外,因为我还在向其中加入新的任务)。同时我会用记号笔把这些删除掉的未完成的任务标记出来。

当我在记事本的最后一页进行到第五步的时候,我会从仍然有未完成任务的第一页开始第六步。

虽然接下来我会详细介绍这套方法,但是我建议大家从现在开始按照上面的步骤亲自体验一下,并且把“阅读自然专注法详解”作为你的任务之一写入记事本。刚开始的时候你并不需要一个庞大的任务列表来包含所有的任务,只要把你想到的加入记事本就够了。

 

详解

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每当我遇到一个新任务,只需把它添加为记事本的最后一项。

这套方法可以接纳我遇到的所有任务。我会把遇到的任务不加审视的加入记事本,因为这套方法能够自然的对任务进行评估。

快速的浏览一遍该页的所有任务,但是不要立即开始行动。

快速浏览能够让我的思维在没有压力的情况下开始运转。

慢慢的再次审视该页的所有任务,直到遇到我喜欢的一项。

这是该方法的精髓所在:不要试图对任务排序。因为这会扰乱理性和感性的平衡。我让自己去感受对任务的渴望。我会发觉一项任务已经为我做好了准备。它深深地吸引了我的注意力,甚至让我无法去拒绝。

随着我的心情来开始这项任务,直到我把它完成或者不想继续为止。

当一项任务不再有吸引力时候,我不会强迫自己撑下去。这套方法提倡“少量多次”的原则,因此我会在恰当的时候让自己停下来。

把这项任务从记事本中划掉。如果没有完成它,我会把它重新添加为记事本的最后一项。

我总是希望自己把任务重新加入记事本之后再删除它,但是很少如愿。重新加入未完成的任务也是该方法的关键点之一。这些任务包括:需要重复做的任务(发电 子邮件、读报纸、做锻炼);需要继续做的任务(写文章或报告);需要检查的任务(楠楠是否给我会邮件了?);需要长期去做的任务(读书)。我常常需要把下 一步具体的步骤作为任务加入记事本,而不是笼统的记下一个大任务。对我来说,大概有一半到三分之二的任务需要重新加入记事本。

重新从第一步开始选择下一个任务。如果没有在第二步遇到自己喜欢的任务,我会进入记事本的下一页。

把每一页作为一个独立的单元能够让我克服拖延的行为。我总是倾向于选择任务列表中简单的去完成。然而这种选择也是相对的。当一页仅剩下几个困难的任务的时候,其中的某一个任务反而会显得简单起来。

在下一页重新从第一步开始选择任务。

我有时会很快的跳过很多页,有时也会沉浸在某页。无论怎样都很好,因为我只需追寻顺其自然的感觉。

如果我第一次进入某一页,而这一页没有任何我感兴趣的任务,那么我会把该页所有未完成的任务都删除掉并且不再添加到记事本中(当然最后一页除外,因为我还在向其中加入新的任务)。

通过这一步,这套方法能够自然地为我筛选掉不需要完成的任务。当我有一个长长的列表的时候,我可能很快就能走到这一步。

我会认真的贯彻不把这些任务再加入记事本的原则。但这也不是说我永远不要把它们加入记事本,但是我需要花时间去思考为什么把它们筛选掉了。它们是否真的值 得去做?现在是否是做它们的恰当时机?它们是否和我的目标有所出入?是否还有其它原因?当我把一个筛选掉的任务重新加入记事本的时候,我往往需要把它分解 开来或者选择另外一种方式来描述它。

同时我会用记号笔把这些删除掉的未完成的任务标记出来。

这样你可以在恰当的时刻审视自己的任务表。同时请注意不要把这条原则用于你还在添加任务的那一页,也就是最后一页。

当我在记事本的最后一页进行到第五步的时候,我会从仍然有未完成任务的第一页开始第六步。

我会把任务都完成的页面标记出来,从而方便自己的管理和查找。我发现尚有未完成任务的页面的数量随着时间在改变。在我写这篇文章的时候它是九页,但是一般会在三到十五页之间。

这套方法会让我上瘾,我甚至因此而限制自己的工作时间。当时间到了就停下来,下一次从停下来的地方继续开始。当然这点我自己做的也不是很好。

如何处理积压的任务

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第一次使用该方法的时候,我直接把积压的所有任务加入到记事本,让它为我自动的筛选。每当一件任务被筛选掉,我都要认真的问自己这项任务是否真的值得去做!

然而大量积压的邮件和文档可能会让我无法有效的处理新的任务,因此我会把它们另外的队列中(例如:积压邮件列表;积压文档列表),从而保证记事本的简洁明了。

它为什么有效?

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这套方法为我们提供了一套寻求理性与感性和谐相处的框架。

我们的感性总是抗拒来源于理性的思考。我们肯定都体验过这种感觉:明明知道要做一项任务,但自己就是都不愿意做。

然而感性的冲动却往往会让我们不理智。

当感性与理性达到和谐的时候,我们往往能够做出符合我们“恰当”的选择。虽然我经常说这套方法为我们做出了选择,实际上自然专注法在为我们提供了一个可行的框架,让我们能够自然地平衡我们自己的感觉。

小窍门

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相信这套方法。因为它能够帮助你做出更好地选择。

按照常理做事。如果某个任务需要立即处理,那么做就好了。

不要预处理你加入记事本的任务。这样做是在背离这套方法,换来的反而是复杂和低效。

相信任务会按照不同的节奏前进。有些任务会快点,有些会慢点,有些会停滞不前,有些甚至会被筛选掉。然而这都是它的特点。

不要把这套方法用在需要在固定时间去完成的任务上。例如,做饭、学乐器、下班回家等等。

当你休息了一段时间之后,最好重新审视一遍尚未完成的任务,从而对要完成的任务有一个整体上的了解。

不要忘记把一个任务的后续的和相关的任务加入记事本,因为这是把握这些任务的关键。

记得加入诸如“思考……”、“调研……”、“讨论……”、“回顾……”之类具有创造性任务。

在每天加入的第一件任务旁写上当天的时间。虽然这并不必要,但它能够帮助你了解自己的进展。

当你身边没有其它记录方法的时候不要把记事本放在远离你的地方。

使用某些方法来提醒自己需要在未来某个时刻完成的任务。如日程表和邮件通知。

在不同的地方使用不同的记事本,如家和工作地点。

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